Ia adalah jenis komunikasi yang berkaitan dengan sistem pos dan pemberitahuan undang-undang. Idea asasnya adalah untuk menyampaikan maklumat dengan cara yang boleh dipercayai dan untuk alasan ini ia dikatakan mempunyai nilai notari, kerana dokumen surat tersebut menunjukkan kesahihan hukum sepenuhnya (layanan pos adalah yang memberi kesan kepada kesahan yang sama).

Dokumen jenis ini biasanya digunakan berkaitan dengan pemberitahuan tentang sifat undang-undang. Oleh itu, dalam tuntutan mahkamah, adalah perkara biasa bagi orang yang terlibat dalam tuntutan mahkamah sebelum ini telah menerima dokumen surat. Dengan cara ini, jika seseorang menerima pemberitahuan jenis ini, mereka tidak boleh mengabaikannya, kerana ia mempunyai watak rasmi dengan implikasi undang-undang.

Oleh itu, pakar menasihati bahawa sekiranya menerima pemberitahuan jenis ini, penerima pemberitahuan menghubungi seorang peguam.

Keperluan penghantaran dan beberapa aspek teknikal dan organisasi

Siapa pun yang menghantar dokumen ini mestilah seseorang yang mempunyai umur undang-undang atau, jika tidak, mempunyai keizinan undang-undang. Sebaliknya, pengirim mesti memasukkan beberapa dokumen sokongan dan undang-undang yang mengenalinya, biasanya dokumen identiti kebangsaan atau pasport. Sebagai peraturan umum, penghantaran mesti ditujukan kepada satu orang.

Dokumen surat tersebut membentangkan tiga salinan, satu asal dan dua salinan

Yang asal mesti ditandatangani oleh pengirim, yang juga akan menandatangani dokumen itu dalam semua tiga salinan (dari tiga salinan, satu untuk penerima, satu untuk pengirim dan yang ketiga untuk perkhidmatan pos). Agar proses ini dijalankan dengan betul, biasanya menggunakan borang yang ditetapkan untuk tujuan ini.

Dari sudut pandangan teknikal, borang yang digunakan membentangkan langkah-langkah keselamatan untuk memastikan dokumen itu tidak boleh dipalsukan. Berkenaan dengan peranan sistem pos, badan ini mesti menghantar asal surat itu ke destinasinya dan menyerahkan salinan tertutup kepada pengirim.

Berhubung dengan penyerahan dokumen, entiti melakukannya dengan segera dan jika dokumen itu tidak dapat dihantar kepada penerimanya untuk apa-apa sebab, notis kunjungan ditinggalkan supaya penerima boleh mengambil dokumen itu dari perkhidmatan pos.

Keadaan yang berkaitan dengan dokumen surat

Sebagai kriteria am, ia digunakan sebagai sebahagian daripada permulaan proses sivil. Dalam pengertian ini, surat tersebut boleh dikatakan bertindak sebagai amaran awal. Ia sering digunakan dalam tindakan undang-undang buruh (untuk menuntut apa-apa pampasan, secara rasmi menyampaikan pemecatan atau untuk memberitahu peletakan jawatan dari pejabat). Tidak menghairankan, pemberitahuan ini boleh dijawab oleh yang setara lagi.

Foto: Fotolia - Edler von Rabenstein / th.neumann