Definisi Arkib (Pengurusan Dokumen)

Teknik standard untuk mengurus dokumen dalam organisasi atau entiti

Konsep arkib atau pengurusan dokumen digunakan dalam bahasa kami untuk merujuk kepada teknik-teknik standard yang digunakan dalam contoh pentadbiran dokumen yang dimiliki oleh sesebuah organisasi atau entiti, syarikat atau perpustakaan, untuk menyebut beberapa contoh biasa.

Disiplin lama yang berkembang pesat dengan teknologi baru

Kita mesti menunjukkan bahawa walaupun teknik dan amalan yang digunakan telah berubah dan berkembang sebagai akibat langsung dari kemajuan teknologi baru di hampir semua bidang, dan pengarkiban tentu bukan pengecualian, kita mesti mengatakan bahawa pengarkiban adalah aktiviti yang pastinya sudah lama dan yang telah dikerahkan oleh manusia sejak zaman dahulu lagi dalam menghadapi keperluan mendesak untuk mendokumentasikan, meninggalkan jejak pentadbiran, undang-undang atau komersial segala-galanya yang dilakukannya.

Untuk memberi kita idea tentang evolusi yang luar biasa yang berlaku dari segi teknik sokongan dan penyimpanan, kita hanya perlu mengatakan bahawa lelaki yang paling primitif memfailkan "dokumen" mereka dalam papirus atau lembaran tanah liat, sementara yang hari ini melakukannya dalam komputer atau mana-mana peranti elektronik lain.

Sumbangan besar pengkomputeran dan Internet

Dalam erti kata lain, kita tidak boleh mengabaikan sains komputer dan perkembangan internet seterusnya telah membolehkan kemajuan besar dalam pengurusan dokumen, menjadikan tugas itu jauh lebih praktikal dan mudah, baik dari segi menyimpan maklumat dan mengambil semula dokumen yang disimpan. .

Kerana sudah tentu, para pengurus tugas ini, arkivis, pustakawan atau arkivis, di antara nama lain yang telah dikaitkan dengan mereka yang menjalankan tugas ini, terpaksa menggunakan dan menggunakan buku pendaftaran berat, kad indeks, folder, kotak, rak, sementara kini sudah cukup dengan hanya satu klik untuk memuktamadkan fail itu serta pemulihan dokumen atau kerja.

Tugas utama yang dijalankannya

Pada asasnya, arkib akan bertanggungjawab: menjana dan mewujudkan satu siri peraturan dan amalan yang membenarkan pengenalpastian dokumen yang sedang diajukan, pengambilan semula maklumat dari mereka, masa yang mereka mesti terus difailkan dalam kes yang boleh dihapuskan selepas beberapa waktu dan sebaliknya mesti menjamin pemeliharaan selamanya bagi dokumen-dokumen yang mempunyai nilai yang tinggi.